Adobe Scan: PDF-skanneri, OCR

Analyysin teki Appwesome

Minulle puhelinskannerin arvo ei ratkea sillä, saanko paperista PDF:n, vaan sillä, löytyykö tiedosto vielä silloin kun sitä tarvitsen. Adobe Scan: PDF-skanneri, OCR toimii parhaiten osana tällaista arjen järjestelmää: se auttaa muuttamaan irralliset kuitit, lomakkeet ja muistiinpanot digitaalisiksi dokumenteiksi, mutta järkevä nimeäminen ja tallennuspaikka ovat edelleen käyttäjän vastuulla. Adobe tekee sovelluksen, joka kuuluu yrityskäyttöön tarkoitettujen työkalujen joukkoon, vaikka siitä on hyötyä myös kotona ja opiskelussa.

Ennen skannausta kannattaa päättää, mihin tiedosto päätyy

Skannaaminen on nopeaa, mutta jos jokainen PDF jää nimeämättä yleiseen latauskansioon, paperikaaos vain vaihtaa muotoa. Minusta toimiva tapa on päättää jo ennen kuvaamista, mihin asiakirjat kuuluvat: esimerkiksi opintojen, työn, kodin tai matkan mukaan. Kun tallennuspaikka ja tiedoston nimi ovat johdonmukaisia, myöhempi etsiminen on paljon helpompaa kuin silloin, kun puhelimeen kertyy joukko samannäköisiä tiedostoja.

Tämä on erityisen hyödyllistä kuitteja ja lyhytaikaisia papereita käsitellessä. Voin ottaa kuitista kuvan heti ostoksen jälkeen, tarkistaa rajauksen ja nimetä tiedoston niin, että siitä käy ilmi ostos tai päivämäärä. Sama ajatus sopii allekirjoitettuun lomakkeeseen: skannaa se ennen kuin paperi ehtii kadota muiden asiakirjojen joukkoon. Sovellus auttaa tallentamaan sisällön, mutta oma rutiini ratkaisee, pysyykö arkisto käyttökelpoisena.

Kuvaus onnistuu parhaiten pienellä valmistelulla

Automaattinen reunojen tunnistus vähentää käsityötä, mutta se ei korjaa jokaista kuvaustilannetta täydelliseksi. Asetan paperin tasaiselle alustalle, pidän puhelimen mahdollisimman suorassa ja huolehdin siitä, ettei oma varjo peitä tekstiä. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta säästää usein aikaa: vinossa tai hämärässä otetun kuvan rajaaminen jälkeenpäin ei tee epäselvästä tekstistä luettavaa.

Monisivuisessa asiakirjassa kuvaan sivut samaan istuntoon ja tarkistan järjestyksen ennen tallennusta. Tämä on pieni mutta tärkeä työvaihe, jos skannaan esimerkiksi täytetyn hakemuksen tai useita sivuja sisältävän ohjeen. Jos sivu on kaksipuolinen, muistan kuvata myös kääntöpuolen; sovelluksen automatiikka ei voi päätellä, että paperin toisella puolella on olennainen sisältö. Lopuksi vilkaisen PDF:n läpi ennen jakamista, jotta mukaan ei jää pöydän reunaa, väärää sivua tai puuttuvaa liitettä.

Mitä Adobe Scan tekee?

Okei, aloitetaanpa perusteista. Adobe Scan on sovellus, joka muuntaa puhelimesi kameran skanneriksi. Se voi skannata asiakirjoja, kuitteja, käyntikortteja ja jopa taulujen muistiinpanoja. Kun olet ottanut kuvan, sovellus muuntaa sen PDF-tiedostoksi, jota voi helposti jakaa, tallentaa tai muokata. Sen OCR-ominaisuus (Optical Character Recognition) on erityisen kätevä, koska se tunnistaa tekstin ja tekee siitä muokattavaa. Se on kuin taikaa!

Helppokäyttöisyys ja käyttöliittymä

Yksi asioista, joista pidän eniten Adobe Scanissa, on sen yksinkertainen ja intuitiivinen käyttöliittymä. Kun avaat sovelluksen, se opastaa sinut skannausprosessin läpi. Sinun tarvitsee vain kohdistaa kameraasi haluamaasi asiakirjaan, ja sovellus hoitaa loput. Se tunnistaa automaattisesti asiakirjan reunat ja optimoi kuvan laadun. Homma hoituu hetkessä!

OCR on hyödyllinen, mutta teksti kannattaa tarkistaa

Tekstintunnistus tekee skannatusta sivusta muutakin kuin kuvan: siitä voi olla helpompi löytää ja kopioida kohtia, kun tiedosto sisältää tunnistettua tekstiä. Käytän tätä esimerkiksi silloin, kun haluan poimia paperisesta ohjeesta osoitteen tai siirtää lyhyen tekstikohdan muistiinpanoihin. Se säästää uudelleenkirjoittamiselta, mutta en käsittele tunnistettua tekstiä automaattisesti virheettömänä.

Erityisesti pienikokoinen teksti, käsiala, varjot ja monimutkainen asettelu voivat tehdä tunnistuksesta epävarmemman. Jos skannaus liittyy laskuun, sopimukseen tai lomakkeeseen, tarkistan nimet, summat ja muut tärkeät tiedot alkuperäisestä sivusta. OCR on minulle ennen kaikkea hakemista ja kopiointia helpottava apu, ei syy jättää oikoluku väliin. Jos tarkoitus on muokata asiakirjaa laajasti, erillinen PDF-editori voi olla parempi työkalu kuin skannerisovellus yksinään.

Monipuoliset ominaisuudet

Adobe Scan ei ole pelkkä skanneri. Sen avulla voit myös muokata skannauksiasi. Voit rajata, kiertää ja parantaa kuvia, jotta ne näyttävät mahdollisimman hyvältä. OCR-toiminto on loistava, jos haluat muokata tekstiä tai kopioida sen toiseen dokumenttiin. Lisäksi, jos olet Adobe Acrobatin käyttäjä, voit yhdistää nämä työkalut suoraan. Se tekee asiakirjojen muokkaamisesta ja jakamisesta todella helppoa.

Kun kyse on useasta sivusta tai huonosta alkuperäisestä

Rajaus ja kierto ovat hyödyllisiä, kun paperi on kuvattu kiireessä tai pöydällä vinossa. Niiden avulla saan sivun siistimmäksi ilman, että minun täytyy aloittaa kaikkea alusta. Kannattaa silti erottaa ulkoasun siistiminen sisällön laadusta: jos alkuperäinen paperi on ryppyinen, haalistunut tai osittain peitossa, kuvankäsittely ei välttämättä palauta puuttuvaa tekstiä. Tällöin otan uuden kuvan paremmassa valossa, jos paperi on yhä saatavilla.

Erä skannattavia papereita kannattaa käsitellä yhtenä kokonaisuutena vain silloin, kun sivut kuuluvat samaan asiakirjaan. Jos mukana on vaikkapa kuitti ja erillinen takuulomake, erotan ne omiksi tiedostoikseen. Näin yhden PDF:n jakaminen tai myöhempi arkistointi ei vahingossa paljasta tai sekoita asiaankuulumatonta materiaalia. Tällainen rajaus on käytännöllinen tapa pitää digitaaliset paperit yhtä selkeinä kuin hyvin järjestetty mappi.

Arjen tilanne: lomake mukaan ennen määräaikaa

Kuvitellaan, että saan täytettävän lomakkeen paperilla ja minun pitää lähettää siitä kopio myöhemmin samana päivänä. Skannaan valmiin lomakkeen ennen kuin lähden kotoa, tarkistan jokaisen sivun ja varmistun, että allekirjoitus näkyy. Sen jälkeen jaan PDF:n käyttämällä puhelimen jakotoimintoa sopivaan sovellukseen. Näin minulla on digitaalinen kopio, eikä minun tarvitse etsiä skanneria työpaikalta tai kirjastosta.

Jos taas lomake on vielä täyttämättä, skannaus ei itsessään tee paperista kätevää täytettävää dokumenttia. Silloin valitsen mieluummin alkuperäisen digitaalisen lomakkeen, jos sellainen on saatavilla, tai Acrobatin kaltaisen muokkaustyökalun, jos tarvitsen PDF:n käsittelyä. Tämä ero on hyvä muistaa: Adobe Scan sopii erinomaisesti paperin talteenottoon, mutta kaikkien myöhempien asiakirjatyövaiheiden ei tarvitse tapahtua samassa sovelluksessa.

Pilvi ja jakaminen osana omaa työnkulkua

Yksi sovelluksen suurimmista eduista on sen saumaton integraatio Adobe Document Cloudin kanssa. Tämä tarkoittaa, että kaikki skannauksesi tallennetaan pilveen, ja voit käyttää niitä mistä tahansa laitteesta. Ei enää huolta siitä, että tärkeät asiakirjat katoavat! Voit myös jakaa PDF-tiedostoja suoraan sähköpostilla tai muilla sovelluksilla. Tämä on erityisen kätevää, kun olet liikkeellä.

Pilvitallennus tekee käytöstä sujuvaa silloin, kun haluan jatkaa asiakirjan käsittelyä toisella laitteella tai lähettää sen eteenpäin. Silti en pidä synkronointia samana asiana kuin arkistointisuunnitelmaa. Tärkeän tiedoston kohdalla mietin, kuka sitä tarvitsee, kuinka pitkään se pitää säilyttää ja onko jakamiseen valittu oikea vastaanottaja. Arkaluonteisen paperin kohdalla tarkistan tiedoston ennen lähetystä ja jaan vain sen, mitä vastaanottaja oikeasti tarvitsee.

Adobe Scan vai puhelimen oma skannaustoiminto?

Puhelimen kameralla voi ottaa asiakirjasta kuvan, ja monissa puhelimissa tai muissa sovelluksissa on myös jonkinlainen skannaustoiminto. Jos tarvitsen vain nopeasti muistutuksen tai kuvan paperista omaan käyttöön, tavallinen valokuva voi riittää. Adobe Scan on luontevampi valinta, kun haluan nimenomaan PDF:n, automaattisen reunojen tunnistuksen ja tekstintunnistuksen samaan työnkulkuun.

Erillinen tasoskanneri puolestaan voi olla parempi, kun skannattavia papereita on paljon, kuvanlaadun pitää olla tasainen tai käsiteltävänä on esimerkiksi herkkä alkuperäiskappale. Puhelinsovellus voittaa siinä, että se kulkee mukana ja sopii satunnaisiin tarpeisiin ilman erillistä laitetta. En siis vaihtaisi sillä toimivaa toimistoskanneria laajassa arkistointiprojektissa, mutta yksittäisten kuittien, allekirjoitettujen sivujen ja kokousmuistiinpanojen digitointiin se on paljon vaivattomampi.

Kenelle sovellus sopii ja kenelle ei

Adobe Scan sopii minusta erityisen hyvin opiskelijalle, joka haluaa tallentaa ja jakaa paperisia muistiinpanoja, yrittäjälle, joka käsittelee kuitteja liikkeellä, sekä työntekijälle, joka joutuu silloin tällöin palauttamaan allekirjoitettuja asiakirjoja. Se on myös kätevä kotona, kun haluan säilyttää takuupaperin tai lähettää viranomaiselle selkeän kopion. Sovellus on ilmainen, sen ikäraja on PEGI 3, ja sen laaja käyttäjäkunta näkyy 4,7 tähden keskiarvona sekä yli 100 miljoonana asennuksena.

Adobe Scanin voi jättää väliin, jos skannaat harvoin ja puhelimesi oma työkalu tekee jo kaiken tarvitsemasi, tai jos työsi vaatii suurten paperimäärien järjestelmällistä digitointia. Se ei myöskään ole paras valinta, jos odotat, että sovellus muuttaa minkä tahansa kuvan täydellisesti muokattavaksi asiakirjaksi ilman tarkistusta. Sovelluksen peruskäyttö on maksutonta, mutta sovelluksen sisäiset ostot maksavat 4,29–79,99 euroa, jos ne laskutetaan Playn kautta; ennen maksulliseen käsittelyyn sitoutumista kannattaa miettiä, riittävätkö omat tarpeet maksuttomaan työnkulkuun.

Toistettava rutiini pitää paperit hallinnassa

Oma suositukseni on tehdä skannaamisesta pieni rutiini sen sijaan, että keräisin paperit ensin suureksi pinoksi. Kuvaan kuitin heti, kun se on tarpeen säilyttää, ja käsittelen monisivuisen asiakirjan yhdellä kertaa. Tarkistan rajauksen, sivujärjestyksen ja tunnistetun tekstin olennaiset kohdat ennen jakamista. Lopuksi annan tiedostolle nimen, josta tunnistan sen myöhemmin, ja sijoitan sen sovittuun paikkaan.

Tämä järjestys ehkäisee tavallisia virheitä: sivu ei jää välistä, väärä tiedosto ei lähde vastaanottajalle, eikä tärkeä PDF huku epämääräisten nimien joukkoon. Jos paperi on tärkeä, säilytän alkuperäisen ainakin siihen asti, kunnes olen varmistanut skannauksen ja sen, että tiedosto avautuu oikein. Näin sovellus tukee vastuullista dokumenttien käsittelyä sen sijaan, että se vain kasvattaisi puhelimeen tallennettujen tiedostojen määrää.

Missä käytössä tulee vastaan kitkaa

Skannauksen sujuvuus riippuu edelleen ympäristöstä ja alkuperäisestä paperista. Kiiltävä pinta voi heijastaa valoa, tumma pöytä voi vaikeuttaa reunojen erottumista ja käsin kirjoitettu teksti voi jäädä tekstintunnistuksessa epäselväksi. Jos kuvaus ei onnistu ensimmäisellä kerralla, siirrän paperin tasaisempaan valoon ja otan uuden kuvan sen sijaan, että luottaisin sokeasti automaattiseen parannukseen.

Toinen mahdollinen kitkakohta on se, että skanneri, pilvitallennus ja PDF:n muokkaaminen ovat eri tarpeita, vaikka ne liittyvät toisiinsa. Adobe Scan on kätevä aloituspiste, mutta laajempi muokkaus voi vaatia Acrobatin tai muun PDF-työkalun. Myös pilveen tallentaminen tuntuu hyödylliseltä vasta, kun tiedän, miten löydän tiedostot myöhemmin ja millä tilillä niitä käytän. Siksi ensimmäisellä käyttökerralla kannattaa kokeilla yksinkertaisella, ei-arkaluonteisella paperilla koko ketju kuvaamisesta jakamiseen.

Käyttäjäkokemukset ja palaute

Kun tutustuin muiden käyttäjien palautteeseen, huomasin, että moni jakaa samanlaisen kokemuksen kuin minä. Adobe Scan on saanut kiitosta tarkkuudestaan ja helppokäyttöisyydestään. Useimmat käyttäjät ovat tyytyväisiä sovelluksen kykyyn käsitellä monimutkaisia asiakirjoja ja sen nopeuteen. On myös huomattu, että sovellus säästää aikaa ja vähentää paperityön määrää, mikä on aina plussaa.

Adobe Scan julkaistiin 31.5.2017, ja sitä on arvioitu laajasti: sovelluksella on noin kolme miljoonaa arviota ja noin 927 000 kirjallista arvostelua. Luvut kertovat suuresta käytöstä, mutta oma päätökseni perustuu silti siihen, sopiiko sovelluksen työnkulku omiin papereihini. Jos haluan vain tallentaa muutaman sivun silloin tällöin, tärkeintä on helppo kuvaus ja selkeä PDF. Jos taas tarvitsen säännöllisesti monimutkaista asiakirjojen muokkaamista, arvioin erikseen, mitä muita työkaluja tarvitsen.

Yhteenvetona voin sanoa, että Adobe Scan: PDF-skanneri, OCR on loistava työkalu kaikille, jotka tarvitsevat luotettavan ja helppokäyttöisen skannerin käden ulottuvilla. Se tekee asiakirjojen hallinnasta helppoa ja tehokasta. Jos et ole vielä kokeillut tätä sovellusta, suosittelen lämpimästi antamaan sille mahdollisuuden. Se voi hyvinkin olla juuri se, mitä tarvitset arjen helpottamiseen!